Case : California State Automobile Association
เนื่องจาก IT infrastructure ถึงจุดอิ่มตัวดังนั้นจึงทำให้ไม่สามารถเชื่อมต่อกับคู่ค้าได้อย่างประสิทธิภาพ ดังนั้นจึงได้ทารเปลี่ยนแปลงโดยนำ web farms มาใช้แทน โดยคาดว่าผลลัพธ์จะเกิดขึ้นทั้งในรูปของตัวเงินและไม่ใช่ตัวเงิน เช่นคาดว่าภายใน 1 ปี โดยน่าจะได้ผลตอบแทนที่ 7.5 ล้านดอลล่าร์ ช่วยลดต้นทุนได้มากขึ้น ลูกค้ามีความพึงพอใจมากขึ้นจากการส่งของเร็วขึ้น และจากการ Projected Cost and benefits จะเห็นได้ว่าปีแรกๆจะเป็นการลงทุนและจะเริ่มมีกำไรในปีถัดๆมา โดยมี NPV เป็นบวกอยู่ที่ประมาณ 21 ล้านดอลล่าร์
Moore’s Law
เนื่องจากการคาดการพบว่าความสามารถ power of computer chip จะเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่าทุกๆ 18-24 เดือน ดังนั้นลูกค้าจึงมีโอกาสที่องค์กรจะซื้อของดีในราคาที่ถูกมากขึ้น เนื่องจากราคาจะปรับลดลงอย่างรวดเร็ว จึงทำให้ผลประกอบการของบริษัทที่ได้จากผลิตภัณฑ์(Price to performance ratio)นั้นลดลงแบบ exponential ซึ่งแสดงหเห็นว่าเทคโนโลยีมาเร็วไปเร็ว พอจุดอิ่มตัว ต้องเปลี่ยนไปใช้เทคโนโลยีอื่นและเป็นเช่นนี้ไปตลอด
Productivity Paradox
ถือได้ว่าเป็นความขัดแย้งกันระหว่างความสามารถของ IT ที่อัตราการพัฒนาเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว ขณะที่อัตราการพัฒนาของสิ่งอื่นๆ ไม่รวดเร็วเท่า เช่นผลลัพธ์ที่ได้จากการลงทุนใน IT ที่มีอัตราการพัฒนาการที่ช้ากว่า ทั้งนี้เพราะสาเหตุที่ว่าการลงทุนใน IT วัดยากและจะไม่เห็นผลลัพธ์ที่ชัดเจนในทันที หรือการลงทุน IT อาจไปดึง Budget จากส่วนอื่นๆมาทำให้เสียโอกาสในการลงทุนด้านอื่น หรือการลงทุนใช้ต้นทุนที่สูงมากกว่าจะคืนทุนจึงนานหรืออาจไม่คุ้ม นอกจากนี้ยังอาจเป็นไปได้ว่ากฎต่างๆ อาจทำให้ผลลัพธ์ไม่ไปเป็นไปตามที่คาดหรือมีการพัฒนาไม่มากเท่าที่ควร
อย่างไรก็ตามแม้ว่า Productivity Paradox จะมีข้อเสียจำนวนมาก แต่เราก็ยังใช้ Productivity Paradox เนื่องจากสามารถช่วยเพิ่มผลิตผลได้ และเกิดผลทั้งทางตรง และทางอ้อมดังนี้
1.Direct Impact : ลงทุน IT แล้วส่งผลทันทีโดยตรง เช่น ลด Cost ในการติดต่อกับ Supplier ได้กำไร
2.Second Order Impact : ลงทุน IT แล้วได้รับผลในทางอ้อม เช่น ภาพลักษณ์ดีขึ้น Market share เพิ่มขึ้น
Evaluating IT investments
โครงการที่สามารถลงทุนได้เลย อาจมีหลายเสาเหตุเช่น ใช้เงินลงทุนน้อย เป็น Infrastructure ถูกบังคับ มีข้อมูลที่ใช้ในการตัดสินใจไม่เพียงพอ ไม่มีความเสี่ยง หรือใช้สร้างภาพลักษณ์ให้องค์กรก็ต้องลงทุนเลย
แต่เนื่องจากการมีทรัพยาการที่จำกัด การจะลงทุนทั้งหมดนั้นคงเป็นไปไม่ได้ ดังนั้นการจะลงทุนในโครงการใดๆ จะต้องมีกระบวนการตัดสินใจ เริ่มตั้งแต่
- หาเครื่องมือในการวิเคราะห์ที่เหมาะสม
- หามาตรวัดที่จะใช้วัด
- ประเมิน, ทำให้เข้าใจง่าย และบันทึกเป็นเอกสารไว้
- คำนวณทางเลือก ซึ่งอย่าลืมรวมการวิเคราะห์ความเสี่ยงด้วย
- สิ่งที่จะพัฒนาสนับสนุน Strategy ขององค์กรหรือไม่
- อย่า underestimate costs และ overestimate benefit
- และสุดท้ายแจ้งให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบ
สิ่งที่ต้องพิจารณาในการลงทุนโครงการใดโครงการหนึ่ง
1. Costing IT Investment
· Fix Cost
· Transaction Cost :
§ Search
§ Information การได้มาซึ่งข้อมูลต่างๆ เช่น ความต้องการของลูกค้า คามเข้าใจด้านกฎหมาย เป็นต้น
§ Negotiation ก่อนตกลงซื้อขายย่อมมีค่าใช้จ่ายในการติดต่อซื้อขาย เช่นต้นทุนการเช็คสินค้า ค่าเดินทาง เป็นต้น
§ Decision เพื่ออนุมัติการซื้อขาย ทั้งผู้ซื้อก็มีต้นทุนการหาข้อมูลเพื่อตัดสินใจซื้อ ในขณะที่ผู้ขายก็ต้องตัดสินใจว่าจะขายลูกค้าคนไหนหรือตัดสินใจจะไม่ขาย
§ Monitoring การติดต่อว่าสินค้าอยู่ที่ไหนแล้ว จัดส่งเรียบร้อยหรื่อไม่ รวมถึงดูแลเรื่องบริการหลังการขายสินค้า
2. Revenue Models generated by IT&Web
· Sale รายได้หลักมาจากไหน คาดว่าจะได้เท่าไร
· Transaction fees
· Subscription fees
· Advertising fees
· Affiliate fees : จะต่างจาก Advertising fees โดยอาจขายสินค้าได้จากการเสียค่าเช่าพื้นที่ให้ link ไปจากหน้า web ที่เราไปเช่า อย่างเช่นหากเราเป็น AGODA แล้วมีคนเข้าไปซื้อโดยผ่านจากหน้า web เรา เราก็จะได้เงินเป็นต้น
3. Cost & Benefit Analysis
· Identifying & estimating all cost and benefits
· Expressing these costs and benefits in common units (เป็นตัวเงิน)
Intangibles in economic feasibility
· Intangible benefit เช่น ความพึงพอใจของลูกค้า ความจำเป็นในการพัฒนาความเชี่ยวชาญภายในองค์กร
· Intangible cost เช่น Reduced employee morale, lost productivity, lost customers or sales
Cash Flow Forecasting ประเมินในลักษณะเป็นตัวเงิน
Cost-Benefit Evaluation Techniques
1. Net profit ข้อเสียงคือไม่คำนึงถึงผลตอบแทนแต่ละปี ไม่คำนึงถึงค่าเงินตามเวลา
2. Payback Period ไม่มีว่ามี Net Profit เท่าไร
3. Return on investment (ROI) ไม่คำนึงถึงค่าเงินตามเวลา
4. Net present value(NPV) ความยากอยู่ตรงที่จะเลือก discount rate เท่าไร ต้องดูต้นทุนการได้มาซึ่งเงินทุนนั้น ข้อเยคือเทียบระหว่างโครงการไม่ได้ เป็นคนละฐาน
5. Interest rate of return (IRR) มองหาจุดที่ NPVเท่ากับ 0 วัด Profitability ได้ดีกว่า NPV เทียบกันได้
Measuring ที่สามารถเลือกใช้ในการประเมินการเลือก ITดังนี้
· Business case ทำการประเมินทางเลือกของ IT เน้นให้เห็นมุมมองหลายแง่มุม
· Total cost of ownership คำนวณต้นทุนตลอดอายุการใช้งาน ซึ่งต้นทุนแบ่งเป็น 3 กลุ่ม คือ acquisition cost, operation cost และ control cost
· Objective Benchmarks เทียบกับคนที่ดีที่สุด, คนที่อยู่ตรงกลาง และคนที่อยู่ท้ายสุดของอุตสาหกรรม
· Balanced scorecard method มองผลทางด้านอื่นนอกจากการเงิน
1. Financial
2. Customer
3. Internal Process
4. Learning and Growth skill
Where costs of IT investment go?
มทางเลือก 2 ทางคือคิดเป็น Overhead cost หรือ chargeback ก็ได้ แต่ chargeback จะดีกว่า
Failure & Runaway Project
หากทำ cost benefits analysis ไม่ถูกต้อง หรือมีปัญหาทางเศรษฐกิจก็อาจทำให้โครงการที่ลงทุนไปไม่ประสบความสำเร็จ
Managerial Issues
เนื่องจากเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วจึงต้องมีการเตรียมพร้อมต่อการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นอยู่ตลอดเวลา โดยเราต้องพิจารณาทั้ง tangible benefit และ intangible benefit คือเปลี่ยนจากการให้ความสำคัญกับด้านการเงินเพียงอย่างเดียว มาเป็นให้ความสำคัญด้านคุณภาพด้วย รวมถึงต้องมีการวัดอย่างสม่ำเสมอว่าสิ่งที่ใช้อยู่นั้นยังทำงานได้เหมาะสมกับองค์กรหรือไม่ เพราะเทคโนโลยีใหม่อาจไม่เหมาะสมส่องที่องค์กรมีอยู่เดิมแล้ว ต้องมองหาวิธีในการดึงดูดให้ผู้ใช้เปลี่ยนพฤติกรรม ต้องวิเคราะห์ทุกความเสี่ยงที่เป็นไปได้และโอกาสที่จะเกิดขึ้นรวมทั้งระดับความเสียหาย และต้องเลือกใช้เครื่องมือในการวัดผล IT investment ที่เหมาะสมหรืออาจตั้ง committee ขึ้นมาช่วยอีกทางหนึ่ง
