1. Explain why the old, nonintegrated functional system created problems for the company. Be specific.
เนื่องด้วยระบบเก่านั้นไม่ Scalable จึงทำให้เกิปัญหาสำหรับการขยายสาขาและการเติบโนของ Dollar General ดังจะเห็นได้ว่าระบบเก่านั้นมีปัญหาดังนี้
1. ระบบเดิมนั้นไม่สามารถจัดการกับอัตราภาษีที่ไม่เท่ากันในแต่ละรัฐได้
2. เพราะ Dollar General มีสาขาเป็นจำนวนมาก มีสินค้าจำนวนมากและหลายประเภท ทำให้ยากต่อการบริหารจัดการของทั้งบริษัท การประมวลผลและประเมินงานนั้นทำไปได้ด้วยความยากลำบาก จึงทำให้บริษัทขาดประสิทธิภาพในการทำงาน
3. ปัญหาเรื่องของพนักงาน ซึ่งมีจำนวนเพิ่มขึ้นตามการขยายตัวของบริษัท ทำให้การบริหารบุคลากรนั้นเป็นไปได้ยากขึ้น
4. ปัญหากับการ transaction ที่เกิดขึ้นทางด้านการสั่งซื้อ และเจ้าหนี้การค้า เพราะว่าจากเดิมนั้นบริษัทใช้การจับคู่ใบคำสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้แบบ manual ดังนั้นเมื่อจำนวนคำสั่งซื้อมากขึ้นและมีเจ้าหนี้มากขึ้น จึงอาจเกิดความผิดพลาด ใช้เวลานาน รวมถึงอาจทำให้บริษัทเสียประโยชน์ เช่น ส่วนลดราคาสินค้า หรืออาจเสียเครดิตจากเจ้าหนี้การค้า
ด้วยเพราะปัญหาดังกล่าวจึงทำให้ Dollar General ต้องหาระบบที่สามารถเชื่อมโยงงานต่างๆ เหล่านี้เข้าหากันให้ได้
2. The new system cost several million dollars. Why, in your opinion, was it necessary to install it?
ถึงแม้ว่าต้นทุนการสร้างระบบใหม่จะราคาสูงมาก แต่ในความเห็นส่วนตัวคิดว่าบริษัทควรนำระบบใหม่เข้ามบริหารจัดการข้อมูลสารสนเทศเนื่องจากระบบใหม่จะทำให้ฝ่ายบริหารในแต่ละแผนกสามารถเชื่อมโยงข้อมูลเข้าหากันได้ด้วยความรวดเร็ว ทำให้การบริหารจัดการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ยังแก้ปัญหาจากคำถามข้อที่1 ในเรื่อง Scalable ได้อีกด้วย เพราะฉะนั้นไม่ว่าจะเพิ่มอีกกี่สาขาการจัดการข้อมูลก็เป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ
นอกจากนี้ในส่วนของพนักงานเอง ก็สามารเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับตัวเองได้ และยังสามารยืดหยุ่นได้มากขึ้นเก็นได้ที่สามารถ Customized สิ่งที่ต้องการได้นั่นเอง ซึ่งก็ทำให้บริษัทสามารถตอบสนองได้ตรงกับความต้องการของพนักงานแต่ละคน รวมถึงสามารถประเมินผลการดำเนินงานและพิจารณาการปรับขึ้นเงินเดือนได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ส่วนทางด้านการจัดซื้อที่นำระบบ EDI มาใช้ ก็ทำให้สามรถติดต่อกับ supplier ได้อย่างสะดวก และประหยัดต้นทุนในการสั่งซื้อ และลดปัญหาสินค้าขาดมือหรือสินค้าเหลือได้เป็นอย่างดีจากการที่มีการบริหารสินค้าคงคลังอย่างมีประสิทธิภาพ
3. Lawson Software Smart Notification Software (lawason.com) is being considered by Dollar General. Find information about the software and write an opinion for adoption or rejection.
Smart Notification Software พัฒนาโดย Lawson Software ซึ่งถือว่าเป็นระบบที่คัดกรองข้อมูลเฉพาะที่มีความจำเป็นและสมบูรณ์ เพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างสะดวกรวดเเร็ว และไม่ซ้ำซ้อน เพราะฉะนั้นจึงถือเป็นระบบที่ทำให้การเก็บข้อมูลและประมวลผลมีประสิทธิภาพมากขึ้นนั่นเอง เช่น ทำให้ข้อมูลพร้อมใช้งาน ทันเวลากับการตัดสินใจในเรื่องต่างๆ สำหรับคนทั้งองค์กร และยัง limit access ของบุคคลที่จะเข้ามาใช้งานได้อีกด้วย จึงทำให้ข้อมูลไม่ถูกลักลอบหรือแก้ไขดดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาติ
ด้วยข้อดีต่างๆ Dollar General จึงควรจะนำระบบนี้มาใช้ เพื่อช่วยในการตัดสินใจที่ดีขึ้น ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินธุรกิจของบริษัทและช่วยให้สามารถแข่งขันกับองค์กรอื่นๆได้ ทั้งนี้เพราะบริษัทเป็นองค์กรขนาดใหญ่และมีหลายสาขา การมีข้อมูลเพิ่มขึ้นและหลากหลายมากขึ้น ก็จำเป็นต้องมีการเก็บรวบรวมที่ดี สามารถตอบสนองความต้องการใช้ข้อมูลได่อย่างรวดเร็วและต้องให้เกิดความถูกต้องในการประมวลผลด้วย
4. Another new product of Lawson is Services Automation. Would you recommend it to Dollar General? Why or why not?
Lawson Services Automation ถือเป็นระบบที่ช่วยในการบริหารจัดการข้อมูลและทรัพยากรต่างๆ ขององค์กร ได้แก่ 1.Opportunity management ซึ่งช่วยเชื่อมโยงระหว่าโปรแกรมได้ สามารถตรวจสอบรายได้ และวิเคราะห์คาดการณ์ยอดขายในอนาคต และประมาณรายได้ได้
2.Project management ช่วยในการวิเคราะห์ในขั้นกลยุทธ์ในโครงการการลงทุนในปัจจุบันและโอกาสในการลงทุนในอนาคต
3.Resource management ช่วยในการวิเคราะห์สมรรถภาพของทรัพยากรของบริษัท และทำการค้นหาสมรรถภาพที่มีอยู่ เพื่อใช้ประโยชน์ในการลงทุนต่อไป
ดังนั้น Services Automation จึงควรนำมาใช้ในการบริหารจัดการขององค์กรในทุกๆ ขั้น ซึ่งถือว่าจะมีประโยชน์ต่อ Dollar General ซึ่งเป็นบริษัทขนาดใหญ่ และจำเป็นจะต้องใช้ระบบสารสนเทศมาช่วยจัดการข้อมูลขององค์กรที่มีจำนวนมาก เพื่อให้บริษัทสามารถใช้ในการตัดสินใจและวิเกคราะห์การลงทุนในโครงการใหม่ ๆ ได้อย่างรวดเร็ว และทันเวลา
